Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst is onderdeel van de overeenkomst tussen Timodo Group B.V. ("Timodo", de verwerker) en de organisator die een account aanmaakt op het Timodo-platform (de "organisator", de verwerkingsverantwoordelijke). De organisator aanvaardt deze verwerkersovereenkomst bij het aanmaken van het account. Laatst bijgewerkt: 27 juli 2026. Conceptversie, nog niet juridisch getoetst.

1. Onderwerp van de verwerking

Timodo verwerkt in opdracht van de organisator persoonsgegevens van ticketkopers en bezoekers, voor de duur van de overeenkomst. Het gaat om: bestelgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres), antwoorden op door de organisator ingestelde vragen ("bezoekersinformatie"), scangegevens en aanmeldingen voor communicatie. Betrokkenen zijn ticketkopers en bezoekers van de evenementen van de organisator. Het doel is het verkopen en leveren van tickets, toegangscontrole en de overige functionaliteit van het platform.

2. Instructies

Timodo verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de organisator en volgens deze overeenkomst, tenzij een wettelijke verplichting anders vereist. Timodo gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden en verkoopt ze nooit aan derden.

3. Verplichtingen van de organisator

• De organisator stelt alleen vragen aan bezoekers die noodzakelijk zijn voor het evenement (dataminimalisatie) en informeert bezoekers over het doel ervan.
• De organisator vraagt via het platform geen bijzondere categorieën persoonsgegevens uit, zoals gegevens over gezondheid, geloofsovertuiging, etnische afkomst, politieke opvattingen of seksuele gerichtheid (artikel 9 AVG).
• De organisator gaat vertrouwelijk om met exports en andere gegevens uit het platform en verwerkt die alleen voor het eigen evenement, in lijn met de AVG.
• De organisator is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de rechtsgrond van de verwerking en voor de eigen privacyverklaring richting bezoekers.

4. Geheimhouding

Personen die onder gezag van Timodo persoonsgegevens verwerken zijn gebonden aan geheimhouding.

5. Beveiliging

Timodo treft passende technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 AVG, waaronder: versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeperking per organisatie en per rol, versleutelde opslag van wachtwoorden en tokens, dagelijkse beveiligde back-ups en logging van exports van persoonsgegevens.

6. Subverwerkers

De organisator geeft Timodo algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. Timodo werkt op dit moment met hostingpartijen binnen de Europese Unie voor het draaien van het platform en met Pay.nl voor betalingen. Bij het koppelen van TicketSwap worden gegevens met TicketSwap uitgewisseld voor het personaliseren van doorverkochte tickets. Timodo informeert organisatoren over voorgenomen wijzigingen in subverwerkers; de organisator kan daartegen binnen 14 dagen schriftelijk bezwaar maken. Timodo legt aan subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst.

7. Datalekken

Timodo informeert de organisator zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, over een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de gegevens van de organisator raakt, met de informatie die de organisator nodig heeft voor een eventuele melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen.

8. Rechten van betrokkenen

Timodo helpt de organisator, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, verwijdering, bezwaar, dataportabiliteit). Verzoeken die rechtstreeks bij Timodo binnenkomen over gegevens van de organisator worden doorgestuurd naar de organisator.

9. Bewaartermijnen en verwijdering

Timodo bewaart persoonsgegevens die in opdracht van de organisator worden verwerkt zolang dat nodig is voor de dienstverlening, en maximaal 7 jaar na afloop van het evenement conform de wettelijke bewaarplicht. Bij beëindiging van de overeenkomst verwijdert Timodo alle persoonsgegevens die in opdracht van de organisator worden verwerkt, met uitzondering van gegevens die Timodo wettelijk moet bewaren.

10. Audit

Timodo stelt op verzoek informatie beschikbaar waarmee de organisator kan controleren dat de verplichtingen uit deze overeenkomst worden nageleefd, en werkt mee aan audits door of namens de organisator, maximaal eenmaal per jaar en na redelijke aankondiging. De kosten van een audit zijn voor de organisator.

11. Slotbepalingen

Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij strijdigheid tussen deze verwerkersovereenkomst en de overige afspraken tussen Timodo en de organisator gaat deze verwerkersovereenkomst voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens. Timodo kan deze overeenkomst wijzigen; organisatoren worden daarover vooraf geïnformeerd.